Home Office Next Level - Tipps & Tricks für das Arbeiten in den eigenen vier Wänden

Haftungsausschluss: Nicht jeder hat derzeit das "Privileg", von zu Hause aus zu arbeiten. Menschen, deren Arbeit als "systemrelevant" eingestuft wird, arbeiten wie gewohnt weiter und benötigen möglicherweise auch eine Kinderbetreuung aufgrund geschlossener Schulen und Kindertagesstätten. Wir sind uns bewusst, dass diese Situation in der derzeitigen Lage alles andere als einfach ist. Daher müssen wir erwähnen, dass wir die Schwierigkeiten, die die derzeitige Situation für Menschen im Home Office mit sich bringt, über die Herausforderungen stellen, denen sich Menschen, auch in systemrelevanten Berufsfeldern, gegenübersehen.

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Im Vorgriff darauf möchten wir in diesem Leitfaden einige Tipps & Tricks für alle "Neulinge" oder alteingesessenen Home-Office-Arbeiter geben. Streng genommen sind wir alle Neulinge im Homeoffice, denn das bisher bekannte "Homeoffice" ist nicht so einfach mit der COVID-19 geschuldeten Variante der Telearbeit gleichzusetzen.

In der Regel blieben wir nicht jeden Tag zu Hause. Wir mussten uns nicht mit unserem Partner absprechen, wer das Büro (falls vorhanden) oder die Küche oder den Couchtisch nutzen würde. Wir mussten keine neuen Wege finden, um mit den Kollegen "mal eben etwas zu erledigen", da es nicht mehr möglich ist, ins Büro nebenan zu gehen. Und nur wenige von uns waren jemals in einer Situation, in der die Kinder auf unbestimmte Zeit zu Hause zur Schule gehen. Und sie müssen verstehen, dass sie a) nicht mit Freunden spielen dürfen und b) Mama und Papa trotzdem nicht viel Zeit für sie haben und nicht arbeiten müssen.

Unsere besten Tipps & Tricks für die Arbeit im Home Office

Der Arbeitsplatz

Egal, in welchen Ratgeber Sie schauen: Es sollte Ihr Zimmer sein, isoliert von anderen Dingen, die Sie ablenken könnten. Der Platz sollte ergonomisch eingerichtet sein. In den meisten Fällen wird dies derzeit nicht möglich sein.

• Versuchen Sie dennoch, einen festen Platz für Ihre Arbeit zu finden - am besten einen Raum, dessen Tür Sie für Videokonferenzen schließen können.
• Wenn Sie kleine Kinder zu Hause haben, ist es sicherlich sinnvoll, die wichtigsten Dokumente am Ende des Arbeitstages in eine Schachtel zu packen und sie in einem Schrank außerhalb der Reichweite Ihrer Kinder aufzubewahren.
• Positiver Nebeneffekt? Man ist weniger geneigt, nach dem Abendessen wieder an die Arbeit zu gehen. Viele von uns neigen heutzutage dazu, mehr zu arbeiten, als sie es normalerweise im Büro tun würden.

Der Zeitplan

Strukturieren Sie Ihre Tage neu. Nine to Five" wird in Ihrem Home Office wahrscheinlich nicht funktionieren.

• Drucken oder malen Sie einen Zeitplan. Schauen Sie auf die letzten Tage zurück und identifizieren Sie Zeiten, in denen Sie gestört wurden: Lässt sich eine Regel erkennen? Ihre Kinder haben zu ähnlichen Zeiten Hunger, der Briefträger kommt meist zwischen 10 und 11 Uhr, [...] Planen Sie Ihre vertieften Arbeitsphasen danach aus.
• Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach den Zeitfenstern, die sich für Sie auftun. Das hilft in der Regel, die wesentlichen Dinge am Morgen zu erledigen. Nicht nur, weil die Konzentrationsfähigkeit der meisten Menschen dann am höchsten ist. Angenommen, Ihre Kinder schlafen noch - prima! Arbeitszeiten ohne Geschrei für Mama und Papa. Machen Sie sich das zunutze.
• Kommunizieren Sie Ihre Zeitplanung mit Vorgesetzten und Kollegen und teilen Sie ihnen mit, zu welchen Zeiten Sie erreichbar sind. Das mag sich am Anfang etwas seltsam anfühlen. Aber Ihre Kollegen werden auch erst einen Blick in Ihr Büro werfen, wenn Ihre Tür geschlossen ist. Weder in Ihrem Büro noch bei der Arbeit möchten Sie in unangenehmen Situationen gestört werden. Kommunikations- und Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Slack sind ideal, um "Ich bin in der Mittagspause", "Ich habe Feierabend" oder "Ich bin seit zwei Stunden im Fokus-Modus" loszuwerden.

Die Selbst-Disziplin

Selbstdisziplin ist besonders wichtig, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Schließlich sitzt niemand neben Ihnen und arbeitet auch noch konzentriert. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie Ihre Selbstdisziplin unterstützen können.

• Kleiden Sie sich so, als würden Sie morgens ins Büro gehen. Das hilft Ihnen, bei Videogesprächen mit Kollegen oder Kunden eine professionelle Haltung zu bewahren, und ermöglicht es Ihnen, Ihre Freizeit von der Arbeit zu trennen.
• Bevor Sie morgens zur Arbeit gehen, machen Sie einen Spaziergang um den Block. Stellen Sie sich vor, Sie würden jetzt wirklich "zur Arbeit gehen". Sobald Sie zu Hause ankommen, beginnt Ihre Arbeitszeit.
• Teilen Sie Ihren Kollegen mit, wann Sie Ihre Mittagspause beginnen, und verpflichten Sie sich, nach der Pause erreichbar zu sein.
• Führen Sie bei Bedarf einen morgendlichen Check-in und einen abendlichen Check-out mit Kollegen oder Vorgesetzten ein. Dabei teilen Sie ihnen schriftlich oder mündlich per Telefon- oder Videotelefonat mit, was Sie an diesem Tag erreichen möchten und berichten am Ende des Tages, ob Sie es geschafft haben. Eine Alternative ist ein tägliches Standup. Bei edyoucated treffen wir uns einmal am Tag per Videokonferenz und berichten dem gesamten Team, was wir seit der letzten Besprechung getan haben und was bis zur nächsten Besprechung geplant ist.

Die Unternehmenskultur

Unsere Kultur ist ein Bereich, der uns ungemein am Herzen liegt. Denn was durch die Telearbeit verloren zu gehen droht, ist das Gefühl der Gemeinschaft. Der kurze Smalltalk mit dem Kollegen auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine. Das "Guten Morgen! Ist das Wetter heute nicht schön?" oder "Was hast du am Wochenende vor? Die gute Nachricht ist, dass dies auch ohne ein Gemeinschaftsbüro möglich ist. Seit dem ersten Tag arbeiten wir bei edyoucated an drei verschiedenen Standorten. Eine Remote-Kultur war für uns also von Anfang an an der Tagesordnung.

• Führen Sie weniger Telefonate und mehr Videogespräche. Es ist immer hilfreich, wenn Sie Ihr Gegenüber sehen können. Durch den Wegfall von Gestik und Mimik geht ein Großteil der Informationen verloren.
• Planen Sie Zeit für Smalltalk in Sitzungen ein. Ein positiver Nebeneffekt der Heimarbeit ist, dass Sitzungen viel produktiver und schneller ablaufen. Nichtsdestotrotz sollten Sie 5 Minuten für den Gedankenaustausch am Anfang und am Ende der Sitzung einplanen. "Wie ist die Situation bei Ihnen im Moment? Sind Ihre Eltern noch gesund und wohlauf?" "Treiben Ihre Kinder Sie schon in den Wahnsinn?" Der Austausch unter Kollegen ist wichtig und darf trotz räumlicher Distanz nicht verloren gehen.
• Wenn Sie ein Kommunikations- oder Kollaborationstool wie Microsoft Teams oder Slack verwenden, richten Sie einen zusätzlichen Kanal für Smalltalk und "Kaffeeklatsch" ein. Das muss nicht immer professionell und strukturiert sein. Korridorgespräche sind für die Kultur unerlässlich und sollten auch virtuell ihren Platz finden.
• Verabreden Sie sich mit Kollegen zu einem virtuellen Kaffee. Genauso wie Sie sich in der Firmencafeteria für 30 Minuten treffen könnten, können Sie dies auch über ein Video-Tool tun. Vielleicht planen Sie sogar einen Muffin- oder Donut-Freitag mit dem gesamten Team und treffen sich virtuell um 10 Uhr am Freitag, um ein paar Minuten zu plaudern.

Innenministerium Einschließlich Kinder

• Der wichtigste Tipp zuerst: Bleiben Sie ruhig, nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Das klappt sowieso nicht. Die gute Nachricht? Niemand erwartet Perfektion. In der aktuellen Situation ist Ihnen kaum jemand böse, wenn Ihr Sohn während des Videogesprächs ins Zimmer platzt oder ein "Papa" das Telefonat mit dem Kunden unterbricht.
• Einer unserer Kunden hat uns erzählt, dass er auch für seine Tochter ein kleines Home-Office eingerichtet hat. Wenn der Papa "arbeiten geht", dann möchte seine Tochter das auch. Vereinbaren Sie mit Ihren Kindern typische "Home-Office"-Zeiten - Arbeitszeiten für den Papa bedeuten Schularbeitszeiten für die Kinder. Richten Sie für Ihre Kinder eigene kleine "Home-Office"-Plätze ein. Möglichst so, dass Sie im Blickfeld Ihrer Kinder sitzen. Geben Sie Ihren Kindern das Gefühl, trotz der Arbeit "in der Nähe" zu sein.
• Wenn Sie die Kinderbetreuung für zwei übernehmen, teilen Sie sich auf und strukturieren Sie Ihre Arbeitstage gemeinsam. Mama kümmert sich um das Frühstück mit den Kindern, während Papa in dieser Zeit seine Videokonferenz durchführen kann. Zur Mittagszeit ist es genau andersherum. Solche Arrangements werden nicht immer klappen, aber sie können helfen, die eine oder andere ungestörte Arbeitsphase zu finden.
• Verringern Sie Ihr schlechtes Gewissen ein wenig. Sitzen die Kinder jetzt mehr vor dem Fernseher, als Sie es eigentlich für richtig halten? Sie können nicht überall gleichzeitig sein. Es ist in Ordnung, wenn Sie Ihrer Familie gegenüber etwas nachsichtig sind - das macht Sie nicht zu einem schlechten Elternteil.

Alles in allem denken wir, dass wir das Positive an dieser Situation sehen sollten. Wir etablieren neue Arbeitsweisen, machen Fortschritte in der Entwicklung, begeben uns auf eine digitale Lernreise und kommen auf eine ganz andere Weise zusammen.

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